Over onze verslaggeving

Stakeholderdialoog, materialiteit en verslaglegging

Om inzicht te krijgen in de voor stakeholders belangrijke thema's, gaat RAI Amsterdam periodiek in overleg met haar stakeholders. In onderstaand overzicht is opgenomen op welke wijze en met welke frequentie RAI Amsterdam structureel dialoog voert.

Dialoog met stakeholders

Dialoog met stakeholders
Stakeholdergroep Dialoogvorm Frequentie Onderwerp
Interne stakeholders, aandeelhouders, klanten, leveranciers Uitgebreide stakeholderconsultatie 2016 1x per ca. 3 jaar Toetsen beleid
Klanten Enquêtes Na afloop beurs Klanttevredenheid
Bezoekers Social media Continu Activiteiten m.b.t. de RAI, bereikbaarheid
Omwonenden Programmeringsoverleg 3-4x per jaar Activiteiten in en rondom de RAI
Leveranciers Inspiratie- en feedback-sessies Regelmatig Duurzame inkoop, uitvoering werkzaamheden en werkomgeving
Medewerkers Medewerkers-tevredenheidsonderzoek 1x per 2 jaar Medewerkertevredenheid
Vervoersbedrijven (o.a. NS, GVB) Overleg Regelmatig Bereikbaarheid RAI rondom evenementen

De uitgebreide stakeholderconsultatie en materialiteitsbepaling zijn in 2016 uitgevoerd. De scope was destijds maatschappelijk verantwoord ondernemen. Hierbij zijn drie fasen doorlopen: stakeholdermapping; stakeholderconsultatie (interne en externe interviews en enquêtes) en analyse en rapportage. 

MVO-thema's

De meest genoemde onderwerpen door geconsulteerde stakeholders zijn: afval en energie, medewerkers, ketenverantwoordelijkheid, mobiliteit, maatschappelijke betrokkenheid en veiligheid. Ook zijn genoemd evenement content, dat door interne stakeholders bovendien als zeer belangrijk is getypeerd. Deze onderwerpen zijn het meest materieel en vormen de basis voor de MVO-verslaglegging, die per jaarverslag 2017 is geïntegreerd met de financiële verslaggeving.

Materialiteit

In de volgende figuur is de materialiteitsmatrix weergegeven. Hierin zijn de MVO-thema's weergegeven naar relatief belang volgens stakeholders en volgens RAI Amsterdam.

Verslaglegging

Dit verslag is opgesteld volgens de richtlijnen versie 4.0 (G4) van het Global Reporting Initiative – toepassingsniveau ‘core’. De GRI-richtlijnen zijn te vinden op www.globalreporting.org.

GRI-tabel

Deel 1

Deel 1
GRI code GRI G4 Richtlijnen informatie Toelichting / verwijzing
     
  Strategie en analyse  
G4-1 Een verklaring van de Raad van Bestuur over relevantie van duurzame ontwikkeling voor de organisatie en haar strategie jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie/strategie
     
  Organisatieprofiel  
G4-3 Naam van de organisatie RAI Amsterdam B.V.
G4-4 Voornaamste merken, producten en/of diensten en events jaarverslag2018.rai.nl/in-vogelvlucht/profiel
G4-5 Locatie van het hoofdkantoor van de organisatie RAI Amsterdam

    Europaplein

    ML 1078 GZ
Amsterdam
G4-6 Het aantal landen waar de organisatie actief is (met relevantie voor de duurzaamheidkwesties) RAI Amsterdam is in enkele landen actief.
G4-7 Eigendomsstructuur en de rechtsvorm jaarverslag2018.rai.nl/in-vogelvlucht/profiel
G4-8 Afzetmarkten (geografische verdeling, sectoren en soorten klanten) jaarverslag2018.rai.nl/in-vogelvlucht/profiel
G4-9 Omvang van de verslaggevende organisatie jaarverslag2018.rai.nl/in-vogelvlucht/profiel
    jaarverslag2018.rai.nl/in-vogelvlucht/kerncijfers
G4-10 Personeelsbestand naar type werk, arbeidsovereenkomst en regio jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie/personeel-en-organisatie
G4-11 Percentage medewerkers dat onder een collectieve arbeidsovereenkomst valt RAI Amsterdam heeft een eigen arbeidsvoorwaardenpakket en valt niet onder een collectieve CAO.
G4-12 Beschrijving van de (bevoorradings)keten -
G4-13 Significante veranderingen tijdens de verslagperiode wat betreft omvang, structuur of eigendom Er hebben geen significante veranderingen plaatsgevonden tijdens de verslagperiode betreffende omvang, structuur of eigendom.
G4-14 Toelichting over de toepassing van het voorzorgsprincipe door de verslaggevende organisatie -
G4-15 Extern ontwikkelde economische, milieugerelateerde en sociale handvesten, principes of andere initiatieven die de organisatie onderschrijft jaarverslag2018.rai.nl/in-vogelvlucht/welkom-bij-de-rai
G4-16 Lidmaatschap van verenigingen Niet opgenomen
G4-17 Een lijst van alle entiteiten opgenomen in de geconsolideerde jaarrekening van de organisatie jaarverslag2018.rai.nl/jaarrekening
G4-18 Proces voor het bepalen van de inhoud van het verslag jaarverslag2018.rai.nl/over-onze-verslaggeving
G4-19 Materiële onderwerpen jaarverslag2018.rai.nl/over-onze-verslaggeving
G4-20 Afbakening per materieel onderwerp binnen de organisatie jaarverslag2018.rai.nl/over-onze-verslaggeving
G4-21 Afbakening per materieel onderwerp buiten de organisatie jaarverslag2018.rai.nl/over-onze-verslaggeving
G4-22 Uitleg over de gevolgen van eventuele herformulering van eerder verstrekte informatie nvt
G4-23 Significante veranderingen ten opzichte van vorige verslagperiodes nvt
G4-24 Lijst van groepen belanghebbenden die de organisatie heeft betrokken jaarverslag2018.rai.nl/over-onze-verslaggeving
G4-25 Basis voor inventarisatie en selectie van stakeholders jaarverslag2018.rai.nl/over-onze-verslaggeving
G4-26 Benadering van het betrekken van stakeholders, waaronder de frequentie van contacten per type en groep belanghebbenden jaarverslag2018.rai.nl/over-onze-verslaggeving
G4-27 Reactie organisatie op de voornaamste onderwerpen en vraagstukken naar voren gekomen in contact met stakeholders, onder meer via haar verslaggeving -
     
  Verslagprofiel  
G4-28 Verslagperiode waarop de verstrekte informatie betrekking heeft 1 januari – 31 december 2018
G4-29 Datum van het meest recente verslag 03/26/2019
G4-30 Verslaggeving cyclus Jaarlijks
G4-31 Contactpunt voor vragen over het verslag of de inhoud ervan Afdeling Corporate Communicatie via corcom@rai.nl
     
  GRI-inhoudsopgave  
G4-32 De gekozen ‘in accordance’ optie Core
G4-33 Beleid en huidige praktijk met betrekking tot het betrekken van externe assurance van het verslag RAI Amsterdam heeft de MVO-aspecten niet extern laten verifiëren door een accountant
     
  Bestuur, verplichtingen en betrokkenheid  
G4-34 De bestuursstructuur van de organisatie, met inbegrip van commissies die vallen onder het hoogste bestuurslichaam jaarverslag2018.rai.nl/in-vogelvlucht/samenstelling-rvc-en-directie
    jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie
G4-35 Proces voor het delegeren van bevoegdheden voor economische, milieugerelateerde en sociale onderwerpen jaarverslag2018.rai.nl/over-onze-verslaggeving
G4-36 Uitvoerende rollen/posities voor economische, milieugerelateerde en sociale onderwerpen jaarverslag2018.rai.nl/over-onze-verslaggeving
G4-37 Mechanismen die aandeelhouders en medewerkers de gelegenheid geven om aanbevelingen te doen aan of medezeggenschap uit te oefenen op het hoogste bestuurslichaam over economische, milieugerelateerde en sociale onderwerpen jaarverslag2018.rai.nl/over-onze-verslaggeving
G4-38 Vermeld het aantal onafhankelijke en/of niet leidinggevende leden van het hoogste bestuurslichaam 0
G4-39 Voorzitter van het hoogste bestuurslichaam CEO
G4-41 Processen waarmee het hoogste bestuurslichaam, waarborgt dat strijdige belangen worden vermeden jaarverslag2018.rai.nl/governance-en-risicomanagement/risicomanagement
G4-42 Rol van het hoogste bestuurslichaam in de ontwikkeling, goedkeuring en vernieuwen van de missie, visie, doelen en strategie in relatie tot economische, milieugerelateerde en sociale onderwerpen Uiteindelijke hoogste goedkeuring vindt plaats door de directie. De directie wordt hierin ondersteund door het beleidsteam en de MVO-Board
G4-43 Maatregelen die zijn genomen om de kennis van het hoogste bestuurslichaam over economische, milieugerelateerde en sociale onderwerpen te verbeteren -
G4-44 Processen voor het evalueren van de eigen prestaties van het hoogste bestuurslichaam, in het bijzonder betreffende economische, milieugerelateerde en sociale impact, kansen en risico’s jaarverslag2018.rai.nl/governance-en-risicomanagement/risicomanagement
G4-45 Procedures van het hoogste bestuurslichaam voor het overzien van economische, milieugerelateerde en sociale impact, kansen en risico’s jaarverslag2018.rai.nl/governance-en-risicomanagement/risicomanagement
G4-46 De rol van het hoogste bestuurslichaam in het herzien van de effectiviteit van de risicomanagementprocessen op het gebied van economische, milieugerelateerde en sociale onderwerpen jaarverslag2018.rai.nl/governance-en-risicomanagement/risicomanagement
G4-47 Frequentie waarmee het hoogste bestuurslichaam de economische, milieugerelateerde en sociale kansen, risico’s en impact herziet Maandelijks
G4-48 Hoogste commissie of rol/positie dat het maatschappelijk jaarverslag nakijkt en goedkeurt en verzekert dat alle materiele aspecten zijn vermeld jaarverslag2018.rai.nl/governance-en-risicomanagement/risicomanagement
G4-49 Proces voor het communiceren van kritieke problemen naar het hoogste bestuurslichaam jaarverslag2018.rai.nl/governance-en-risicomanagement/risicomanagement
G4-50 De aard en het aantal kritieke problemen dat is gecommuniceerd naar het hoogste bestuurslichaam en de manier waarop deze zijn afgehandeld -
G4-51 De manier waarop het beloningsbeleid van voor het hoogste bestuurslichaam, topmanagers en leidinggevenden (inclusief vertrekregelingen) en de prestaties van de organisatie (inclusief sociale en milieugerelateerde prestaties) zijn gekoppeld Remuneratierapport op RAI.NL
G4-52 Het proces voor het bepalen van vergoedingen Remuneratierapport op RAI.NL
G4-53 De manier waarop de mening van medewerkers en aandeelhouders wordt gezicht en meegenomen op het gebied van vergoedingen jaarverslag2018.rai.nl/over-onze-verslaggeving
     
  Ethiek en Integriteit  
G4-56 Intern ontwikkelde missie- of beginselverklaringen, gedragscodes en uitgangspunten die van belang zijn voor de economische, milieugerelateerde en sociale prestaties jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie/strategie

Deel 2

Deel 2
GRI code GRI G4 Richtlijnen informatie Toelichting / verwijzing
     
     
  Economie  
  Informatie over de managementbenadering Het jaarverslag en hierin geïntegreerd duurzaamheidsverslag van RAI Amsterdam beschrijft de aanpak van economische en financiële prestaties
G4-EC1 Directe economische waarden die zijn gegenereerd en gedistribueerd jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie
G4-EC8 Significante indirecte economische impact, inclusief het gevolg van die impact jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie
     
  Inkoop -
  Informatie over de managementbenadering -
EO9 Type- en duurzaamheidsprestaties van inkoop -
EO1 Directe economische impact en waarde creatie als resultaat van duurzame initiatieven -
     
  Milieu  
  Informatie over de managementbenadering We proberen de impact op het milieu zo veel mogelijk te reduceren. Om een systematische aanpak in onze bedrijfsvoering te garanderen, passen we een milieumanagementsysteem toe op basis van internationale richtlijnen en normen. In onze strategie en BBSC zijn doelstellingen vastgelegd
     
  Energie  
  Informatie over de managementbenadering We zetten in op de reductie van het gebruik van fossiele brandstoffen en het eigen energieverbruik.
G4-EN3 Energieverbruik binnen de organisatie jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie/faciliteiten
G4-EN6 Reductie energieverbruik jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie/faciliteiten
     
  Luchtemissies, afvalwater en afvalstoffen  
  Informatie over de managementbenadering Afval is een van de speerpunten binnen het RAI MVO-beleid. We willen met ons afvalmanagement behoren tot ‘ worlds best class’ binnen de congres- en evenementenindustrie
G4-EN15 Directe uitstoot broeikasgassen (GHG) scope 1 jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie/faciliteiten
G4-EN16 Indirecte uitstoot broeikasgassen (GHG) scope 2 jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie/faciliteiten
G4-EN19 Reductie uitstoot broeikasgassen (GHG) jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie/faciliteiten
G4-EN23 Totaalgewicht afval naar type en verwijderingsmethode jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie/faciliteiten
     
  Vervoer  
  Informatie over de managementbenadering Het RAI Amsterdam Convention Centre heeft in 2018 1,7 miljoen bezoekers ontvangen en heeft tal van maatregelen getroffen om de overlast voor de omgeving en de uitstoot van CO2 met betrekking tot bezoekersvervoer te reduceren.
EO2 Manieren van vervoer door bezoekers als percentage van het totaal transport, en initiatieven om duurzame alternatieven voor vervoer te stimuleren jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie/faciliteiten
     
  Sociaal  
  Informatie over de managementbenadering Bij het vergroten van welzijn richten we ons op het creëren van maatschappelijke meerwaarde voor zowel interne als externe stakeholders. RAI Amsterdam verbindt sinds 1893 mensen en staat midden in de maatschappij.
    jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie/strategie
     
  Arbeidsomstandigheden en volwaardig werk  
  Informatie over de managementbenadering RAI Amsterdam wil als werkgever actief en zichtbaar bijdragen aan het welzijn en welbevinden van huidige en toekomstige medewerkers. Daarom voeren we een duurzaam HR-beleid gericht op welzijn, vitaliteit en levensstijl. En investeren we als werkgever in de lokale samenleving.
LA1 Totale personeelsbestand naar type werk, arbeidsovereenkomst en regio jaarverslag2018.rai.nl/in-vogelvlucht/kerncijfers
    jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie/personeel-en-organisatie
     
  Gezondheid en veiligheid  
  Informatie over de managementbenadering RAI Amsterdam wil met specifiek beleid gericht op gezondheid, veiligheid en vitaliteit zorgen voor duurzame inzetbaarheid van medewerkers
LA4 Minimale opzegtermijn(en) in verband met operationele veranderingen, inclusief de specificatie in collectieve overeenkomsten Deze indicator is in Nederland wettelijk geregeld
LA6 Letsel-, beroepsziekte-, uitvaldagen- en verzuimcijfers en het aantal werkgerelateerde sterfgevallen per regio en geslacht jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie/personeel-en-organisatie
LA8 Gezondheid en veiligheidsonderwerpen vastgelegd in formele overeenkomsten met vakbonden RAI Amsterdam heeft in het Convenant voor schoonmaak- en glazenwasserijbranche afspraken vastgelegd over goede arbeidsomstandigheden voor de medewerkers
LA11 Percentage medewerkers dat regelmatig wordt ingelicht omtrent prestatie- en loopbaanontwikkeling per geslacht en medewerkerscategorie Alle medewerkers hebben jaarlijks een evaluatie- en beoordelingsgesprek waarin de persoonlijke prestaties en loopbaanontwikkeling aan bod komen
LA12 Samenstelling van bestuurslichamen en onderverdeling van medewerkers naar geslacht, leeftijdsgroep en minderheid (diversiteit) jaarverslag2018.rai.nl/in-vogelvlucht/samenstelling-rvc-en-directie
     
  Gelijke beloning voor vrouwen en mannen  
LA13 Verhouding van basissalarissen en beloning van vrouwen en mannen per medewerkerscategorie, per significante bedrijfslocatie RAI Amsterdam werkt met vaste salarisschalen waar geen onderscheid gemaakt wordt tussen vrouwen en mannen
     
  Lokale communities (maatschappij)  
  Informatie over de managementbenadering Bij het vergroten van welzijn richten we ons op het creëren van maatschappelijke meerwaarde voor zowel interne als externe stakeholders. RAI Amsterdam verbindt sinds 1893 mensen en staat midden in de maatschappij.
G4-S01 Geïmplementeerde lokale maatschappelijke betrokkenheid programma’s, impact assessments en ontwikkelingsprogramma’s jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie/strategie
    jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie/evenementen
     
     
  Toetsen toeleveranciers op impact op maatschappij  
  Informatie over de managementbenadering De RAI kiest waar mogelijk voor locale leveranciers en eerlijke producten
G4-S09 Percentage van nieuwe leveranciers die worden getoetst op het gebruik van criteria met betrekking tot maatschappelijke impact niet beschikbaar
     
  Gezondheid en veiligheid van klanten/bezoekers  
  Informatie over de managementbenadering In het Handboek Veilig Werken staan de veiligheidsregels en procedures omschreven.
    jaarverslag2018.rai.nl/verslag-van-de-directie/faciliteiten
G4-PR1 Percentage van significante product- en dienstencategorieën waarvoor gezondheid- en veiligheidsaspecten verbeterd moet worden N.v.t.
EO7 Aantallen en typen verwondingen, (dodelijke) slachtoffers en incidenten voor bezoekers en andere relevante stakeholders jaarverslag2018.rai.nl/in-vogelvlucht/voorwoord